Hvordan man kan fremme et konferenceopkald

July 19

Hvordan man kan fremme et konferenceopkald

En konference hidkalde tillader flere deltagere til at tale med hinanden over telefonen. Konferenceopkald er nyttige, når folk ikke kan mødes ansigt til ansigt og mere end én person skal inddrages i diskussionen. At lette en konference hidkalde er vigtigt for at holde samtalen på emne og bevæger sig langs. Følgende vigtige trin før og under et konferenceopkald hjælper med at sikre, at opkaldet er produktive og til gavn for alle deltagere.

Instruktioner

• Planlægge konferenceopkaldet. Invitere alle nødvendige deltagere spørge dem, om de vil være i stand til at deltage. Opbevare en liste over der vil deltager i konferenceopkaldet. Kontroller med alle deltagere, at de vil have adgang til en telefon for opkaldet.

• Send oplysninger til alle deltagere en uge før mødet at minde dem om datoen og klokkeslættet for opkaldet. Omfatte et konference-line telefonnummer og dial-in-instruktioner, så alle kan oprette forbindelse til opkaldet.

• Oprette en dagsorden for opkald og sende den til alle deltagere to dage før konferenceopkaldet. Liste over alle emner, der vil blive drøftet og en liste over navnene på personer, der vil tale om hvert emne. Bemærk på dagsordenen, et spørgsmål og svar-session vil finde sted i slutningen af opkaldet, og give ekstra tid til det. Spørge deltagerne til at revidere dagsordenen og sende dig spørgsmål eller bekymringer. Lav en liste over alle svar.

• Ringe til linjen konference og påbegynde opkaldet. Optage konferencen, hvis din konference linje har sådanne kapaciteter. Bede alle om at betænkning, som de har tilsluttet sig opkaldet og skrive ned der deltog. Start konferencen ved at erklære punkt på dagsordenen en er først og at Mr. Jones vil tale, og bede deltagerne til at holde alle spørgsmål indtil spørgsmål og svar-session.

• Tale tydeligt en gang den første dagsorden emne er blevet dækket for at meddele, at Ms. Smith vil tale ved siden af cover dagsorden emne nummer to. Fortsætte denne proces, indtil alle dagsordenspunkter har været dækket. Efter sidst emne er blevet præsenteret, tillade deltagere til at stille spørgsmål. Nedskrive alle spørgsmål, der bliver spurgt og svarene.

• Når der er ikke flere spørgsmål, afslutte opkaldet ved at erklære, at det er overstået.

Tips & advarsler

  • Foretage detaljerede lister over hvad emner vil og vil ikke blive diskuteret på konferenceopkaldet.
  • Vær ikke bange for at hoppe i en samtale, der har fået sporet foreslå går videre til det næste emne.
  • Registrere ikke et konferenceopkald uden at informere alle på linjen, at opkaldet er bliver registreret.

© 2020 iamgreatindian.com | Kontakt os: webmaster# iamgreatindian.com